Usluge


Na području arhiviranja poslovne dokumentacije vršimo sve vrste obrada, od skeniranja, konverzije medija i formata, do obuhvata podataka s dokumenata a osobito:



  • Mikrofilmiranje dokumentacije
  • Skeniranje i obuhvat podataka s dokumenta
  • Pretvorba elektroničkih zapisa u dokumente
  • Input document management
  • Zapis elektroničkih dokumenata na mikrofilm
  • Pohrana i čuvanje dokumenata na različitim medijima
  • Reprodukcija dokumenata po zahtjevu korisnika
  • Savjetovanje u upravljanju dokumentima
  • Sigurno i kontrolirano uništavanje dokumentarnog gradiva po instrukcijama korisnika

Digitalizacija papirnate dokumentacije


Faze digitalizacije:


  • Preuzimanje i evidencija
  • Priprema
  • Skeniranje
  • Programska obrada
  • Indeksiranje dokumentacije
  • Eksport indeksirane dokumentacije
  • Mikrofilmiranje dokumentacije
  • Import dokumenata i indeksa u WebDoc

Pretraga dokumenata u WebDoc-u


WebDoc - elektronička web arhiva


Indeksirani dokumenti se isporučuju u MT Web arhivu (WebDoc).


Ovaj e-arhivski sustav je proizvod Mondo-Tere, a glavne karakteristike su:


  • Brzina rada
  • Minimalni tehnički resursi (MS IIS web server i MS SQL Server 2008/2012 Express/Standard) su potrebni za implementaciju
  • Fleksibilnost u korištenju diskovnih “storage” sustava (serverski diskovi, NAS diskovi).
  • Repozitorij arhiviranih PDF dokumenata može biti raspodijeljen na više fizičkih servera i/ili NAS uređaja.
  • Nema licencnih ograničenja (broj korisnika, broj dokumenata/stranica isl.)
  • 15 velikih tvrtki Agrokor koncerna trenutno koristi WebDoc sustav, u njegovim repozitorijima je 200.000.000 stranica dokumentacije, 330 različitih tipova dokumentacije, 220 je aktivnih korisničkih profila (korisnika).

Digitalizacija otpremnica i izlaznih faktura na tjednoj bazi


  1. Prikupljanje na tjednoj bazi
  2. Dokumenti u WebDoc-u isti tjedan
  3. Usporedba digitaliziranih otpremnica i izlaznih faktura sa podacima iz sustava korisnika
  4. Dostupnost

Digitalizacija dokumenata koji ne zahtijevaju potpis


  1. „Spool” dokumenti
  2. Kreiranje i dizajn dokumenata na osnovu podataka iz ERP-a korisnika
  3. Dokumenti pretraživi u WebDoc-u
  4. Ispis dokumenata nepotreban

Optimizacija poslovanja digitalizacijom dokumentacije


  • Kontrola podataka iz ERP-a sa podacima u papirnatom obliku
  • Brži pristup informacijama
  • Manja mogućnost oštećenja dokumenata
  • Ušteda prostora za arhiviranje dokumentacije
  • Manji broj zaposlenika potrebnih za unos podataka sa dokumenta u ERP
  • Automatsko generiranje dokumenata iz ERP-a korisnika
  • Pretraživanje interne dokumentacije, izlaznih računa bez potpisa, izdatnica , međuskladišnica i sl.
  • Brži pristup informacijama
  • Nije potreban ispis
  • Ušteda prostora i materijala za arhiviranje dokumentacije
  • Veća efikasnost u procesima nad dokumentima
  • Smanjen broj zaposlenika u administraciji
  • Praćenje i kontrola procesa nad dokumentima
  • Lakša dostupnost informacija
  • Sprečavanje bespotrebnog višestrukog „kolanja” dokumenta po organizaciji